O firmie / Aktualności / luty 2010 r. Opodatkowanie wyżywienia pracownika podczas podróży służbowej.

W powołaniu na interpretację indywidualną IPPB1/415-934/09-5/KS wydaną dnia 23/02/2010 przez Izbę Skarbową w Warszawie, w sytuacji kiedy pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, a Spółka sama finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracowników, przy jednoczesnym braku wypłat diet, wartość finansowanych przez pracodawcę kosztów wyżywienia nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu.
Dodatkową przesłanką jest zwrot zatrudnionym na podstawie umowy o pracę pracownikom m.in. kosztów całodziennego wyżywienia udokumentowanych fakturami wystawionymi na Spółkę.
 

  1. Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych  udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
     
  2. Na pokrycie kosztów wyżywienia przysługuje pracownikowi dieta obliczona w wysokości i na zasadach określonych w § 4 ww. Rozporządzenia. W obecnym stanie prawnym dieta wynosi 23 zł za dobę podróży. Natomiast zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 2 ww. Rozporządzenia dieta nie przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
    Ponadto, zgodnie z § 4 ust. 3 pkt. 2 ww. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, dieta nie przysługuje pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
     
  3. Zgodnie z powyższym, w przypadku niewypłacania diet wydatki na wyżywienie powinny być klasyfikowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT jako inne należności za czas podróży służbowej pracownika.
    W efekcie kwoty pokrytych przez Spółkę wydatków pracowników na wyżywienie podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT.
     
  4. Warunkiem koniecznym dla zaistnienia zwolnienia z powyższego tytułu jest zachowanie następujących przesłanek:
  • wydatki pracowników na wyżywienie odpowiadają kwotom faktur i rachunków przedstawionych przez pracowników, nie wiążą się dla nich zatem z osiągnięciem jakiegokolwiek przysporzenia,
  • służą one jedynie prawidłowemu wykonywaniu obowiązków zleconych im przez Spółkę,
  • Spółka ma obowiązek sprawowania ścisłą kontrolę nad ponoszonymi wydatkami i w przypadku, gdy wydatki są niezasadne z punktu widzenia Spółki, niezgodne z zasadami etyki i ładu korporacyjnego lub niewłaściwie udokumentowane poniesione wydatki nie podlegają zwrotowi, a pracownik zobowiązany jest do zwrotu poniesionych przez niego wydatków.